Ejemplo de factura vinculada a hoja de almacen

En artículos anteriores hemos visto cómo realizar una factura en excel 2010, guardarla como plantilla y colocar las fórmulas adecuadas para calcular totales, iva, descuentos, etc.

Vamos a darle ahora una pequeña vuelta de tuerca a este tipo de facturas vinculándolas con una hoja de excel donde tengamos los datos de los productos de nuestro almacén.

Partiremos de una factura y de una tabla de artículos como se ve en las imagenes:

La tabla de productos está en el mismo libro que la factura y la hemos llamado Almacen.

De lo que se trata es de, en la factura, no tener que escribir la descripción y el precio, no sólo por comodidad sino para, también, evitar errores. Lo primero que haremos en nuestra plantilla de factura es añadirle una columna antes de las unidades vendidas, donde escribiremos el código del producto vendido.

Insertaremos una columna en la tabla de la factura (OJO: no en la hoja completa, ya que se nos descuadraría todo el formato). Para ello seleccionamos la columna unidades de la tabla (o la columna delante de la que queremos insertar la columna), damo al botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece le damos a Insertar...

Se nos muestra la ventana Insertar Celdas, donde elegiremos la opción "desplazar las celdas a la derecha", tal como muestra la figura:

De este modo, tenemos liberada la columna A. En la celda A10, escribimos el título referencia, y nos queda de este modo:

Así pues, ahora tenemos que colocar las fórmulas necesarias para que escribiendo en la columna "REFERENCIA" el código del producto vendido, en las columnas "DESCRIPCION" y "PRECIO UNITARIO", aparezcan la descripción del producto y el precio del mismo, respetivamente.

Para ello emplearemos la función =CONSULTAV, en la que el valor a buscar, estará en la columna "REFERENCIA"; el rango de búsqueda será la tabla de productos de la hoja Almacén; y las columnas a rescatar serán la 2 para al descripción y la 3 para el precio.

Así pues, en la celda C12 (descripcion) pondremos la siguiente fórmula:

=CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;2)

y en la D12 (precio unitario):

=CONSULTAV(Factura!A12;Almacen!$A$2:$C$11;3)

Copiamos estas fórmulas a todas las celdas de sus respectivas columnas y guardamos como plantilla este nuevo modelo de factura.

Ahora pongamos algunos datos ficticios. Supongamos que hemos vendido 5 productos de referencia SX-369, 7 de SX-402 y 1 de SX-381.

Vemos que automáticamente se rellenan las casilla correspondientes a la descripción y el precio quedando como sigue:

Como vemos, se nos llena la factura de #N/A y no nos calcula los totales. Eso es debido a que la función CONSULTAV devuelve el mensaje de error #N/A si la casilla donde debería estar el dato de búsqueda está vacía.

Para evitar esto, aplicaremos la función CONSULTAV, sólo cuando la casilla de REFERENCIA no esté vacía. Echaremos mano de la función SI, a que le anidaremos la fórmula anterior, quedando como sigue:

=SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;2);0), para las descripciones, y

=SI(A12<>"";CONSULTAV(A12;Almacen!$A$2:$C$11;3);0), para los precios.

Quedando ya de este modo: