Ejemplo de factura en Excel 2010

Una de las tareas más para las que el uso de Excel puede resultar más práctico es para la confección de facturas. Se trata de cálculos sencillos (sumas y productos, aplicación de descuentos y porcentajes), pero generalmente en gran cantidad.

Debido a su frecuente uso es muy útil diseñarse un modelo (aunque la bilioteca de plantillas de Excel trae una cuantas) y guardarlo como nuestra propia plantilla para reutilizarlo una y otra vez.

Hay algunos datos que son imprescindibles para que una factura pueda ser considerada como tal: el nombre y número de identificación fiscal tanto del cliente como del emisor de la factura, el número de la misma y la fecha. Todos esos datos los pondremos en la parte superior en dos columnas:

Al lado, escribiremos el IVA aplicable (D7), y el Dto que haremos (D8).

A continuación va el encabezado de las cuatro columnas que van a constituir nuestra factura propiamente dicha: Unidades, Descripción, Precio Unitario e Importe.

En la columna Unidades, pondremos el número de las unidades vendidas; en Descripción, una reseña del producto; en Precio Unitario, el importe por unidad y en Importe, el precio total por producto, antes de impuestos y descuentos.

Aplicado un formato de negritas y bordeados queda una cosa así:

Al final de la columna PRECIO UNITARIO, pondremos el rótulo SUBTOTAL, y debajo de éste, todos aquellos descuentos, gastos e impuestos aplicables, en la práctica: DTO e IVA.

Finalmente, el TOTAL.

Hasta aquí, tenemos hecha la estructura. Vamos a ver las fórmulas que tenemos que colocar.

En la columna IMPORTE colocamos la fórmula: Unidades vendidas X Precio unitario, o sea, en la celda D12, pondremos: = A12*C12. Como en esa fórmula se emplean referencias relativas, la copiaremos hasta la celda D29.

Para calcular el subtotal (celda D30), simplemente le damos al botón autosuma y marcamos el rango, o bien, escribimos = SUMA(D12:D30).

En el descuento, multiplicamos el subtotal por el porcentaje de descuento aplicar: = D30*D8.

La base imponible la obtenemos restándole al subtotal el descuento: = D30-D31.

Sobre la base imponible, calcularemos el iva de manera análoga al descuento: =D32*D7.

Para otener el total simplemente sumamos las celdas D2 y D33, la base imponible más el IVA.

Acabamos aplicando a todas aquellas celdas que contengan cantidades monetarias el formato moneda: seleccionamos el rango D12:D34 y, dejando pulsada la tecla CTRL, el C12:C29; y desde el menú inicio > número, seleccionamos el formato Moneda.

Ya sólo quedaría rellenar la factura con los datos del vendedor y del comprador, así como, de los productos vendidos.